AlíaCorpMultimoneda en órdenes de compra
Pacta una orden en dólares o euros con la TRM congelada: el proveedor recibe su moneda y tu contabilidad sigue viendo pesos.
Cuando importas equipo, acero o acabados, la orden se pacta en la moneda del proveedor pero tu obra y tu contabilidad viven en pesos. AlíaCorp te deja crear la orden de compra en dólares o euros con la tasa que negociaste, y convierte a pesos todo lo que cuelga de ella.
Crear una orden en otra moneda #
- Entra a Compras → Nueva orden de compra y arma la orden como siempre (obra, proveedor, ítems).
- En el selector de moneda elige COP (peso colombiano), USD (dólar) o EUR (euro).
- Al elegir una moneda distinta de COP aparece el campo «TRM (pesos por unidad de la moneda)». Escribe la tasa que negociaste: es obligatoria.
- Escribe los precios de cada ítem en la moneda de la orden. Debajo del total verás el equivalente en pesos con esa TRM.
- Guarda. La moneda y la TRM quedan congeladas en la orden.
Nota:La TRM debe estar entre 100 y 100.000 pesos por unidad. Es una banda de cordura, no la tasa del día: solo evita que un cero de más o de menos distorsione el techo de aprobación y el costo de la obra.
Importante:Si cambias la moneda cuando ya cargaste ítems, los precios que escribiste NO se convierten solos y la plataforma te lo advierte. Revisa el precio de cada línea antes de guardar: quedó escrito en la moneda anterior.
Qué queda en la moneda pactada y qué en pesos #
La orden es el documento que recibe el proveedor, así que sus montos se conservan en la moneda que pactaste. Todo lo que ocurre aguas abajo es pesos, y se convierte con la TRM congelada de esa orden.
| Dónde | En qué moneda |
|---|---|
| Orden de compra (pantalla y PDF) | En la moneda pactada: precio de cada ítem, subtotal, IVA y total. El PDF solo cierra con «SON: … PESOS M/CTE» cuando la orden es en pesos; fuera de COP imprime el equivalente con la TRM. |
| Recepción y kardex | En pesos: el costo del material entra convertido con la TRM de la orden. |
| Presupuesto de la obra | En pesos: el comprometido y el ejecutado del capítulo se calculan sobre el equivalente. |
| Aprobaciones por monto | En pesos: el techo por rol y la alerta de desviación de precio se evalúan sobre el equivalente. |
| Conciliación con la factura (3-way match) | En pesos: las cantidades y los precios se comparan contra la factura del proveedor ya convertidos. |
| Cuentas por pagar, asientos y reportes | En pesos. |
| Anticipos | El saldo del anticipo se lleva a pesos para amortizarlo, porque el pago se registra en pesos. |
Por qué la TRM se congela #
La tasa se guarda con la orden y no se vuelve a leer. Si la conversión usara la tasa de cada día, la misma orden valdría distinto cada vez que alguien la abre: el techo de aprobación dependería del día en que se aprieta el botón, el comprometido del capítulo se movería solo y dos recepciones de la misma orden cargarían el kardex a dos costos distintos. Con la tasa congelada, todo lo que cuelga de la orden es reproducible.
La diferencia entre esa tasa y la del día en que pagas es diferencia en cambio: se maneja en tesorería y en la contabilidad, no reescribiendo la orden.
Dónde ves el equivalente en pesos #
- En el formulario, mientras armas la orden: el total muestra «≈ $…» con la TRM que escribiste.
- En el detalle de la orden: la moneda, la TRM congelada al crearla y el equivalente del total.
- En el listado de compras: cada fila se muestra en la moneda de su orden, y el indicador de órdenes del mes suma en pesos convirtiendo cada orden con su propia TRM.
- En el PDF que envías al proveedor: los montos en la moneda pactada y una línea con el equivalente en pesos.
- En el CSV de órdenes de compra: columnas «Moneda», «TRM» y «Total en pesos (COP)».
Preguntas frecuentes #
¿Qué monedas puedo usar?
Peso colombiano (COP), dólar (USD) y euro (EUR). Las órdenes que ya existían y las que creas sin tocar el selector quedan en pesos, exactamente como antes.
¿Puedo cambiar la moneda o la TRM de una orden ya creada?
No. Se congelan al crear la orden, porque de ellas dependen el comprometido del capítulo, las aprobaciones por monto y el costo con el que entró el material al kardex. Si te equivocaste, anula la orden y crea una nueva con los datos correctos.
¿Necesito un permiso especial para pactar en dólares?
No. Quien puede crear órdenes de compra puede elegir la moneda: no es un permiso aparte.
¿Qué pasa si la tasa de cambio se mueve antes de pagar?
La orden conserva la TRM con la que se creó. La diferencia contra la tasa del pago es diferencia en cambio y se resuelve en tesorería: la orden, la recepción y el kardex no se recalculan solos.
¿El indicador de compras del mes mezcla dólares con pesos?
No. Cada orden entra convertida a pesos con su propia TRM antes de sumarse, así que el indicador siempre está en la misma unidad.